Datenschutzerklärung
Informationen gemäß Art. 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
1. Verantwortlicher
Timexo Inh. Jan Röder
Dieselstraße 8
95448 Bayreuth
Deutschland
Telefon: 0921 15127951
E-Mail: info@timexo.de
2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten
Beim Besuch unserer Website werden durch den auf Ihrem Endgerät eingesetzten Browser automatisch Informationen an den Server unserer Website übermittelt und vorübergehend in Server-Protokolldateien gespeichert. Erfasst werden können insbesondere die IP-Adresse des anfragenden Geräts, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Name und URL der abgerufenen Datei, Referrer-URL, Browsertyp, Betriebssystem und Zugriffsstatus.
Die Verarbeitung dient einem reibungslosen Verbindungsaufbau, der komfortablen Nutzung sowie der Sicherheit und Stabilität unserer Systeme. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Server-Protokolldaten werden grundsätzlich nach spätestens 14 Tagen gelöscht, sofern keine längere Speicherung zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls erforderlich ist.
3. Hosting
Unsere Internetseite (www.timexo.de) hosten wir bei ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Inhaber René Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf („ALL-INKL"). ALL-INKL verarbeitet als unser Auftragsverarbeiter die für die Auslieferung und Absicherung der Internetseite erforderlichen Serverdaten.
Die Anwendung selbst (app.timexo.de) betreiben wir auf einem eigenen Server bei der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen („Hetzner"). Hetzner verarbeitet als unser Auftragsverarbeiter die für Betrieb, Auslieferung und Absicherung der Anwendung erforderlichen Serverdaten. Dort werden auch die von Ihnen beziehungsweise Ihrem Arbeitgeber erfassten Anwendungsdaten gespeichert und sicherungshalber archiviert.
Rechtsgrundlage für beides ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und zuverlässigen Betrieb gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, bei der Anwendung zusätzlich die Erfüllung des mit dem jeweiligen Mandanten geschlossenen Vertrags gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Mit beiden Anbietern besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland; der Server der Anwendung steht in Nürnberg.
4. Kontaktaufnahme und Demo-Anfragen
Wenn Sie uns per E-Mail oder über eine Demo- beziehungsweise Angebotsanfrage kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Kontakt-, Unternehmens- und Inhaltsdaten, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und zu beantworten. Eine Weitergabe erfolgt nicht ohne Rechtsgrundlage.
Die Verarbeitung beruht bei vorvertraglichen Anfragen auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, andernfalls auf unserem berechtigten Interesse an einer effizienten Kommunikation gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Daten werden in der Regel spätestens zwei Jahre nach abschließender Bearbeitung gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
5. Microsoft 365 / Exchange Online
Für unsere E-Mail-Kommunikation und die Bearbeitung von Anfragen setzen wir Microsoft 365 (Exchange Online) der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland ein. Dabei werden Kontakt-, Inhalts- und Kommunikationsdaten verarbeitet. Microsoft wird auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO eingesetzt.
Die Verarbeitung erfolgt vorrangig in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union. Soweit Daten ausnahmsweise in die USA übermittelt werden, stützt sich die Übermittlung auf das EU-US Data Privacy Framework und ergänzend auf EU-Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b beziehungsweise lit. f DSGVO.
5a. System-E-Mails der App über ALL-INKL
Für den SMTP-Versand der Anwendung app.timexo.de nutzen wir ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Inhaber René Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf. Dazu gehören insbesondere Passwort-Zurücksetzungen, Einladungen, Fristerinnerungen und andere Systembenachrichtigungen. Dieser Versand ist von der unter Ziffer 5 beschriebenen allgemeinen E-Mail-Kommunikation über Microsoft 365 zu unterscheiden.
Für die Zustellung werden Absender- und Empfängeradresse, Betreff, Nachrichteninhalt, gegebenenfalls versandte Anhänge sowie technische Zustell- und Verbindungsdaten verarbeitet. Eine Nachricht kann personenbezogene Angaben oder einen zeitlich begrenzten Zugangslink enthalten. Es wird nicht pauschal der gesamte Datenbestand eines Mandanten an den E-Mail-Dienstleister übertragen.
Zweck ist die zuverlässige Zustellung der angeforderten oder für den Betrieb erforderlichen Nachrichten. Soweit wir selbst verantwortlich sind, beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertraglicher Erforderlichkeit beziehungsweise auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer Betrieb und zuverlässige Kommunikation). Bei Nachrichten im Auftrag eines Kunden gelten dessen Weisungen und Rechtsgrundlagen. ALL-INKL wird dabei als Auftragsverarbeiter beziehungsweise weiterer Auftragsverarbeiter eingebunden.
Nachrichtenspeicherung und technische Zustellprotokolle sind getrennt zu betrachten; die Gültigkeit eines Links ist keine Löschfrist für die gesamte E-Mail. Angaben des Dienstleisters finden Sie in den Datenschutzinformationen von ALL-INKL.
6. Kundenkonto und Timexo-App
Der Login auf dieser Website führt zur separat betriebenen Timexo-App unter app.timexo.de. Im Rahmen eines Kundenkontos werden insbesondere Stamm-, Benutzer-, Personal-, Zeit-, Abwesenheits- und Abrechnungsdaten verarbeitet, soweit dies zur Bereitstellung der gebuchten Funktionen erforderlich ist. Art und Umfang richten sich nach dem jeweiligen Vertrag und der Nutzung durch das Kundenunternehmen.
Bei der Verarbeitung von Beschäftigtendaten handelt Timexo regelmäßig als Auftragsverarbeiter des jeweiligen Kunden. Hierfür gelten die vertraglichen Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung sowie die innerhalb der App bereitgestellten Datenschutzinformationen. Die Rechtsgrundlage aufseiten des Kunden richtet sich nach dem jeweiligen Beschäftigungs- oder Vertragsverhältnis.
6a. KI-Hilfe über DeutschlandGPT
Die optionale KI-Hilfe beantwortet Bedienungsfragen zur Anwendung. Ist sie für Ihren Mandanten freigeschaltet und senden Sie eine Frage ab, wird diese über unseren Server an die API der DeutschlandGPT GmbH, Gabriele-Münter-Straße 3, 82110 Germering, übertragen. Das bloße Öffnen einer App-Seite löst keine KI-Chat-Anfrage aus.
Übermittelt werden die eingegebene Frage, ein begrenzter bisheriger Gesprächsverlauf einschließlich Antworten, allgemeine Bedienungsanleitungen und freigegebenes Hilfewissen sowie Angaben zu verfügbaren Funktionen und zur Berechtigungsrolle. Zur Bereitstellung und Abrechnung fallen beim Anbieter außerdem technische Nutzungsdaten an. Die aktuelle KI-Hilfe liest keine Personalakten, Zeitbuchungen oder sonstigen betrieblichen Datensätze aus und kann diese nicht ändern. Personenbezogene Daten, die Sie selbst in eine Frage schreiben, werden jedoch als Teil dieser Frage übertragen. Bitte geben Sie daher keine Namen von Beschäftigten, Gesundheits-, Lohn- oder Zugangsdaten ein.
Zweck ist die Unterstützung bei der Nutzung von Timexo. Soweit wir selbst verantwortlich sind, stützen wir diese Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (bedarfsgerechte Bedienungshilfe); bei unmittelbar vertraglich geschuldeter Hilfe auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für personenbezogene Inhalte, die ein Kunde in seinem Verantwortungsbereich übermittelt, sind dessen Weisungen und Rechtsgrundlagen maßgeblich. Die übrigen App-Funktionen können ohne Nutzung der KI-Hilfe verwendet werden.
Der Gesprächsverlauf wird im Sitzungsspeicher des Browser-Tabs (sessionStorage) gehalten. „Neuer Chat“ verwirft den aktuellen Verlauf dort; beim Schließen des Tabs wird dieser Sitzungsspeicher üblicherweise beendet. Timexo legt die Chat-Inhalte nicht als Gesprächsarchiv in seiner Datenbank ab; ein Nutzungszähler dient der Begrenzung von Anfragen. Das Zurücksetzen des Chats ist keine Löschanforderung an den KI-Anbieter.
DeutschlandGPT erklärt, Eingaben und Antworten nicht zum Training von KI-Modellen zu verwenden. Eingesetzte Unterauftragnehmer, Verarbeitungsorte und mögliche Drittlandübermittlungen hängen vom verwendeten Modell und der vereinbarten Bereitstellung ab. Eine ausschließlich deutsche Verarbeitung oder sofortige Löschung beim Anbieter wird hier nicht pauschal zugesagt. Weitere Angaben enthält der Abschnitt zur Dialog- und API-Nutzung in den Datenschutzhinweisen von DeutschlandGPT.
7. Bestellungen und Zahlungsabwicklung mit Stripe
Für Bestellungen, Abonnements, Rechnungsstellung und elektronische Zahlungen setzen wir Dienste der Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland ein. Abhängig von der gewählten Zahlungsart verarbeitet Stripe insbesondere Kontaktdaten, Rechnungsdaten, Zahlungsinformationen, Transaktionsdaten und technische Daten zur Betrugsprävention.
Die Verarbeitung ist zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO erforderlich. Stripe kann Daten an verbundene Unternehmen und Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermitteln. Dabei kommen die gesetzlich vorgesehenen Übermittlungsmechanismen, insbesondere Angemessenheitsbeschlüsse und EU-Standardvertragsklauseln, zum Einsatz. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Stripe.
8. Weitergabe von Daten
Wir übermitteln personenbezogene Daten nur, wenn Sie ausdrücklich eingewilligt haben, die Übermittlung zur Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder die Weitergabe zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist und keine überwiegenden Interessen der betroffenen Person entgegenstehen.
Daten erhalten nur interne Stellen und beauftragte Dienstleister, die sie für Hosting, Kommunikation, Betrieb, Support, Abrechnung oder Vertragsabwicklung benötigen. Auftragsverarbeiter werden gemäß Art. 28 DSGVO vertraglich verpflichtet.
9. Cookies und technisch notwendige Speicherung
Diese Website verwendet nur technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Speichermechanismen, soweit sie für Sicherheit, Seitendarstellung, Zugriffsschutz oder ausdrücklich angeforderte Funktionen erforderlich sind. Rechtsgrundlagen sind § 25 Abs. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Analyse- oder Marketing-Cookies werden auf timexo.de derzeit nicht eingesetzt. Sollten künftig optionale Dienste hinzukommen, werden diese erst nach Ihrer wirksamen Einwilligung aktiviert.
10. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Nach Wegfall des Zwecks werden die Daten gelöscht oder, soweit eine Löschung noch nicht zulässig ist, für die weitere Verarbeitung gesperrt. Handels- und steuerrechtlich relevante Unterlagen können gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren unterliegen.
11. Ihre Rechte
Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO, Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO, Löschung gemäß Art. 17 DSGVO, Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO, Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO und Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO. Eine erteilte Einwilligung können Sie gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Außerdem können Sie sich gemäß Art. 77 DSGVO bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 27, 91522 Ansbach, www.lda.bayern.de.
12. Widerspruchsrecht
Werden Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage berechtigter Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet, können Sie gemäß Art. 21 DSGVO aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Zur Ausübung des Widerspruchsrechts genügt eine Nachricht an die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten.
13. Datensicherheit
Wir verwenden eine verschlüsselte TLS-Verbindung und angemessene technische sowie organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, um Daten vor Verlust, Manipulation und unbefugtem Zugriff zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.
14. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich unsere Website, die eingesetzten Dienste, die Rechtslage oder die Verarbeitungsabläufe ändern.
15. Vorbereitende Lohnbuchhaltung und Übergabe
Timexo bietet vorbereitende Lohnbuchhaltung: Wir bereiten Zeit- und Lohndaten sowie Nachweise für die Übergabe vor. Ihre beauftragte Steuerkanzlei übernimmt die eigentliche Lohnabrechnung und die euBP-Übermittlung im Rahmen ihres Abrechnungsauftrags. Der Kunde kann die bereitgestellten Daten und ZIP-Pakete selbst herunterladen und sicher weitergeben. Eine Übergabe per Download löst keinen automatischen Versand an die Steuerkanzlei oder die Deutsche Rentenversicherung aus.
Die vom Kunden beauftragte Steuerkanzlei ist durch diesen Empfang nicht automatisch Unterauftragsverarbeiter von Timexo. Der Kunde bestimmt die Empfänger und den zulässigen Umfang der Weitergabe. Die datenschutzrechtliche Rolle der Steuerkanzlei richtet sich nach ihrem tatsächlichen Auftrag. Die gesetzliche Verantwortung des Arbeitgebers bleibt bestehen; Timexos Pflichten als Auftragsverarbeiter gelten unverändert.
Stand: 6. Oktober 2026